Konferencje i spotkania kadry zarządzającej z pracownikami to nieodłączny element życia każdej firmy posiadającej funkcjonujący łańcuch zarządzania. Jeszcze rok temu nikt nie myślał nawet o przedsięwzięciach w postaci konferencji online na żywo. Wtedy postępowało się tradycyjnie – wynajmowało wielką aulę w pięknym hotelu, rozstawiało się scenę z nagłośnieniem i oświetleniem, z całej Polski (oraz z zagranicy) zjeżdżali się prelegenci i uczestnicy, których trzeba było gdzieś zakwaterować i nakarmić. Cała idea konferencji wiązała się z ogromnym przedsięwzięciem a co za tym idzie z ogromnymi kosztami.
Dzisiaj nikogo już nie dziwi konferencja czy podsumowanie finansowe kwartału zorganizowane w formie online. Wiele firm w dalszym ciągu jednak nie wie jak takie wydarzenie zorganizować i jakie muszą ponieść koszty. Tutaj z pomocą przychodzi Wrocławska firma DSTagency.pl. Agencja jest w stanie pomóc przy organizacji takiego wydarzenia od A do Z. Zobacz jak łatwo można zorganizować konferencje online we Wrocławiu.
Organizując konferencję warto zastanowić się do kogo będzie ona kierowana (grupa odbiorców) oraz kto na niej wystąpi. W jakiej formie będzie prezentowana i czy będzie się ona odbywać na żywo. Te i więcej ustaleń należy zapisać już na poziomie pierwszego spotkania lub telefonu do agencji zajmującej się streamingiem takich wydarzeń. Każdy event zaczynamy od scenariusza – im dokładniejszy, tym cała konferencja przebiega sprawniej i nie ma miejsca na improwizację.
Po napisanym scenariuszu, pora na prelegentów – Ich też należy odpowiednio przygotować. Ustalić jakie mają prezentacje, z jakich dodatkowych urządzeń będą korzystać oraz przestawić scenariusz, tak aby każdy wiedział kiedy ma się pojawić na scenie.
Sama scena wygląda jak małe studio telewizyjne – pojawiają się kamery, oświetlenie, dekoracja, monitory podglądowe i wiele osób z obsługi – realizatorzy, operatorzy kamer, dźwiękowcy oraz koordynatorzy całego wydarzenia. Wszyscy znajdują się w „studiu” po to, aby pomóc przejść przez całe wydarzenie bez stresu.
Kiedy już rusza maszyna, jesteśmy online i zazwyczaj na żywo, więc nie ma miejsca na pomyłki i poprawki. To jak dobrze jesteśmy przygotowani zaowocuje efektem finalnym całej konferencji. Kiedy planuje się wydarzenie, które ma się odbyć na żywo warto jest zainwestować w tzw. Dzień próbny – wtedy agencja rozkłada cały sprzęt na miejscu streamingu dzień wcześniej a kiedy już wszystko jest gotowe – firma ma możliwość przetestowania całej maszynerii oraz zapoznania się z mechaniką konferencji online. Także prelegenci mogą przyjść i porozmawiać z technikami i koordynatorami w celu zapoznania się ze sceną.
Wiele firm z Wrocławia zastanawia się czy może zorganizować takie wydarzenie w swojej siedzibie. Przy realizacji wydarzeń live ograniczenia są dwa – metraż sali konferencyjnej oraz stabilne łącze internetowe. O ile to drugie posiada prawie każda firma to pierwszy wymóg często jest zbyt wygórowany i całe przedsięwzięcie napotyka przeszkodę. Sala konferencyjna powinna mieć około 30-40m2, jeśli firma nie dysponuje taką przestrzenią to Agencja jest w stanie zaproponować miejsce gdzie można takie wydarzenie przeprowadzić.
Podsumowując, konferencje online zadomowiły się na dobre w codziennym życiu wielu firm. Jeśli jeszcze jako firma nie zorganizowałeś żadnego takiego wydarzenia, pozostaje to kwestią czasu. Dodatkowo, sama organizacja eventu online wcale nie musi być trudna i kosztowna. Jest to rozwiązanie dużo tańsze i szybsze, szczególnie logistycznie.
